نكات متعددي پيرامون موضوع دستگاه حضور و غياب وجود دارد كه هر كسي براي آشنايي با اين دستگاه و تكميل اطلاعات خود قبل از خريد، نياز به آگاهي نسبت آن‌ها دارد. در اين مقاله به بررسي و توضيح اين نكات خواهيم پرداخت. در ابتدا صحبت را با معرفي سامانه حضور و غياب شروع مي‌كنيم.
سامانه حضور و غياب
امروزه يكي از نيازهاي اساسي مديران شركت‌ها و سازمان‌ها، كنترل دقيق ساعات كاري پرسنل خود و محاسبه‌ي صحيح كاركرد و بهره‌وري و حقوق و مزاياي آن‌ها بر اساس همين ساعات كاري است. در گذشته از سيستم‌هاي ابتدايي مانند ثبت دفتري ساعات ورود و خروج كارمندان براي محاسبه‌‌هاي آخر ماه استفاده مي‌شد. ولي ايراد بزرگ اين روش‌هاي قديمي، امكان ثبت ساعات غير واقعي و دخل و تصرف‌هاي اين‌چنيني كارمندان بود كه در اغلب نهادها به مراتب اتفاق مي‌افتاد و موجب پايمال شدن حق و حقوق واقعي عده‌اي مي‌گرديد. اما امروزه با پيشرفت تكنولوژي و ساخت يك سامانه حضور و غياب هوشمند، اين مشكلات برطرف شده و هر فردي به ميزان كاركرد واقعي خود، حقوق و مزايا دريافت مي‌كند.
اكنون ديگر سامانه حضور و غياب به يكي از ملزومات اداري تبديل شده است. حتي بعضي از شركت‌هاي بيمه نيز به اطلاعات ثبت شده توسط اين سيستم استناد مي‌كنند. سامانه حضور و غياب به كارفرمايان و مديران امكان محاسبه دقيق ساعات كاري پرسنلشان را مي‌دهد. با اين سامانه ميتوان به راحتي به زمان كار و اضافه‌كاري كاركنان دسترسي پيدا كرد و حقوق و مزاياي آن‌ها را بر اساس همين اطلاعات به‌طور دقيق محاسبه نمود.
راهنماي خريد سامانه حضور و غياب
قيمت دستگاه حضور و غياب
قيمت دستگاه حضور و غياب به نوع و مدل آن بستگي دارد. همانطور كه مي‌دانيد اين دستگاه‌ها به انواع رمزي، كارتي، انگشتي و تشخيص چهره‌اي تقسيم مي‌شوند. طبيعتاً هرچه امنيتي كه دستگاه ارائه مي‌دهد بالاتر باشد، قيمت آن هم بيشتر است. براي مثال مدل‌هايي كه فقط از طريق وارد كردن رمز و خواندن كارت، تردد كارمندان را كنترل مي‌كنند قيمتي پايين‌تر از مدل‌هاي اثر انگشتي و تشخيص چهره‌اي دارند. زيرا در اين مدل‌ها امكان ثبت ورود يك كارمند توسط شخص ديگري وجود ندارد و تنها با چهره يا اثر انگشت خود فرد، ورود يا خروجش ثبت مي‌شود. البته مدل‌هاي پيشرفته‌تر و گران‌تر اين محصولات، توانايي پشتيباني همه‌ي اين موارد يعني تشخيص چهره، اثر انگشت، كارت و كلمه عبور را دارا مي‌باشند.
خريد دستگاه حضور و غياب
اپليكيشن حضور و غياب
همانطور كه گفتيم امروزه اكثر شركت‌ها و سازمان‌ها از دستگاه حضور و غياب براي كنترل تردد كارمندان به محل كارشان استفاده مي‌كنند. اما سؤالي كه پيش مي‌آيد اين است كه در خصوص مواردي كه پرسنل و كارمندان بيرون از محيط اداره يا شركت كار مي‌كنند چطور ميتوان بر ساعات كاري و حضور يا عدم حضور آن‌ها بر سر كارشان نظارت داشت؟ به‌خصوص با شرايطي كه شيوع ويروس كرونا به وجود آورده و تعداد كساني كه از منزل كار مي‌كنند را به شدت افزايش داده، اين موضوع اهميت بيشتري پيدا كرده است. براي رفع اين نياز، اپليكيشن‌‌هاي حضور و غياب طراحي و به بازار عرضه شدند.
اين سامانه حضور و غياب در واقع يك اپليكيشن حضور و غياب مبتني بر وب و موقعيت مكاني يا همان Location است كه به وجود دستگاه حضور و غياب نيازي ندارد.
يكي از امكانات گوشي‌هاي موبايل هوشمند، قابليت پيدا كردن موقعيت و مكان دقيق با استفاده از سيستم GPS است. مهندسين برنامه نويس با تكيه بر اين تكنولوژي، اپليكيشن حضور و غياب آنلاين را ارائه دادند. اين سامانه، نيازي به وجود دستگاه حضور و غياب نداشته و به جاي آن يك اپليكيشن بر روي گوشي موبايل هر يك از كارمندان نصب مي‌گردد. ابتدا محدوده‌هاي مورد نظر كه هر كارمند مجاز به ثبت تردد در آن‌هاست مشخص و تعريف شده و در ادامه با حضور هر يك از كارمندان در آن موقعيت مكاني، و با خود اظهاري كارمندان از طريق اپليكيشن نصب شده بر روي گوشي، ورود يا خروج آن‌ها به ثبت مي‌رسد. اين اپليكيشن، امكان كنترل تردد كارمندان را در هر نقطه‌اي از شهر، كشور و يا حتي كل دنيا بدون نياز به دستگاه حضور و غياب فراهم مي‌آورد.
بعضي از اين اپليكيشن‌ها نيز به منظور امنيت بيشتر، براي احراز هويت فرد تكنولوژي تشخيص چهره يا اثر انگشت گوشي را نيز مورد استفاده قرار مي‌دهند.
از مزاياي سامانه حضور و غياب آنلاين اين است كه كارفرما در هر مكان يا زمان و با هر نوع وسيله ارتباطي كه در اختيار دارد تنها با اتصال به اينترنت مي‌تواند وارد پنل اپليكيشن مجموعه خود بشود و بر كليه‌ي اطلاعات مربوط به تردد پرسنل نظارت داشته باشد.
بهترين دستگاه حضور و غياب
اگر شما هم مدير يك مجموعه يا سازمان يا كارفرماي يك بخش خصوصي هستيد و قصد خريد دستگاه حضور و غياب براي مجموعه‌ي خود را داريد، حتماً ادامه‌ي اين مطلب را مطالعه كنيد.
طبيعي است كه بخواهيد براي كنترل تردد پرسنل خود، بهترين دستگاه حضور و غياب را خريداري كنيد. اما چگونه مشخص مي‌شود كه يك دستگاه بهترين است يا خير؟
براي انتخاب بهترين دستگاه حضور و غياب نكاتي وجود دارد كه بايد به آن‌ها توجه كنيد. يكي از اين نكات كارآيي‌اي است كه از دستگاه انتظار داريد. همچنين ظرفيت تردد و ظرفيت ثبت كاربر و تناسب آن با تعداد پرسنل مجموعه شما، بايد مورد توجه قرار گيرد. هنگام خريد اين دستگاه در رابطه با قابليت اتصال به اپليكيشن حضور و غياب را نيز حتماً بررسي كنيد. علاوه بر اين موارد، درباره‌ي گارانتي و خدمات پس از فروش محصول نيز از فروشنده سوال كنيد.
بهترين دستگاه حضور و غياب
هنگام خريد به معتبر بودن برند دستگاهي كه قصد خريداري آن را داريد نيز توجه كنيد. امروزه با توجه به افزيش تقاضا و استقبال خوب شركت‌ها، برندهاي متنوعي به توليد دستگاه‌هاي حضور و غياب پرداخته‌اند. يكي از اين برندها، برند فراتكنو است كه علاوه بر توليد محصولات با كيفيت و پيشرفته، خدمات پس از فروش خوب و مناسبي را به مشتريان ارائه مي‌دهد.
علاوه بر بحث معتبر بودن برند، فاكتورهايي وجود دارد كه يك دستگاه را به بهترين دستگاه حضور و غياب تبديل مي‌كند. از جمله‌ي اين فاكتورها ميتوان به مواردي مانند كيفيت تصاوير اسكن شده، سرعت پردازش، تعداد خطا در اسكن و امنيت در گرفتن خروجي اشاره كرد.
كيفيت تصاوير اسكن شده به دوربين به كار رفته در دستگاه و الگوريتم مورد استفاده در نرم افزار دستگاه وابسته است. هرچه كيفيت اين دو بالاتر باشد، كيفيت اطلاعات دريافتي و دقت دستگاه نيز بيشتر خواهد بود. سرعت پردازش هم با نرم افزار دستگاه و روش‌هاي اسكن در آن، مشخص مي‌شود. تعداد خطا در اسكن به بخش خاص بستگي نداشته و در واقع عملكرد كلي دستگاه را مورد سنجش قرار مي‌دهد. و در نهايت موضوع گرفتن خروجي و دسترسي افراد غيرمجاز به اطلاعات دستگاه، موضوعي بسيار مهم و حياتي بوده و اغلب مشتريان اين فاكتور را مهم‌ترين فاكتور يك دستگاه حضور و غياب مي‌دانند. زيرا هر مديري نياز دارد كه از امنيت و غيرقابل دسترس بودن اطلاعات سيستم خود، مطمئن و آسوده خاطر باشد.